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傳統管理和關鍵鏈法的異同

項目管理到底管什么?實際上它是對項目未來進行管理,因為在項目未實施之前,所有的項目計劃、資源配置等都是建立在某種假設下,是在某種條件下才能成立的。在項目實施工程中,也可能象之前假設的那樣,計劃和實際基本吻合,項目得以順利實施,也許會遇到許多意想不到的事情,項目實施磕磕絆絆。總之,在項目管理中我們應該意識到,在項目的生命周期中可能遇到許多意想不到的外部、內部影響,甚至是天災、人禍,具體會發生什么,只有隨著項目的實施才能一一揭曉。由此可見,項目管理,既是對未來的管理,更是對不確定性的管理,不確定性存在于整個項目周期,項目管理的焦點應該是:不確定性。因此,不管采用什么樣的管理技術,是否具有管理不確定性功能,對項目順利實施、完成項目目標至關重要。

 傳統管理方法是以關鍵路徑為基礎(CPMPERT)的管理方法,它把項目中前后相連最長的工作路徑(關鍵路徑)作為項目管理對象,并以按計劃完成關鍵路徑上的工作為最終管理目標。

    關鍵鏈(CCPM)的項目管理方法的核心思想是約束理論(TOC),即以全局最佳、并充分考慮人的行為因素的管理方法。

   關鍵鏈的原理是很簡單的,它是在傳統管理基礎上,解決資源約束、考慮人的行為因素的管理方法,但是,要想讓它發揮應有的威力,還需要在實際工作中采取一系列的配套措施,比如團隊意識、處理問題的角度及具體管理方式等,本文從項目的各階段中舉出幾個常見的做法,列出兩者的異同,以期與同行探討兩種管理技術的特點。

 

  1. 計劃階段(Plan

 

1、計劃的制定

傳統管理方法:從開始到完成順序制定計劃。

關鍵鏈法:從完成到開始反向制定計劃。

說明:

從開始到完成制定計劃,一般是根據經驗或工藝邏輯關系,從項目開始,一直推導至項目完成,每個工作都是以其前項工作為存在的條件,在開始階段,是遠離目標的,并且是由前項工作推導出后項工作,完全有可能把與項目目標無關的工作納入進來。這種與目標無關的工作,從表面看是很正常的,甚至從邏輯看也是合理的,但它確實與項目目標無關。另一方面,工作的具體參數很難一次確定,需要多次推導才能確定,筆者另一篇文章中《在項目管理中對ODSC的體會》詳細說明了這一問題。

   從完成到開始制定計劃,是以項目目標為前提,從項目目標開始逐步推導至項目開始,在推導的過程中,每個工作都是以項目目標為其存在的前提,與項目無關的工作可以很容易排除在外,從而能最大程度地凈化項目中的工作鏈。另外,通過制定項目計劃,也會讓團隊成員對任何問題判斷、處理的出發點都建立在項目目標上,從而樹立起項目全局的概念,為項目的實施打下良好的基礎。

 

2、富裕量的使用

傳統管理方法:存在于每個工作中,屬工作本身。

關鍵鏈法:存在于制約處、項目全局,屬整個項目。

說明:

富裕量原本的意愿是為了保證工作按計劃完成,是為了應付可能存在的不確定性而設置的,但富裕量如果存在于每個工作中,則有很多弊端,一是富裕量的多少難于控制,基本由工作負責人說了算;二是缺少有效的監督,很容易會被浪費掉;三是只能用于本工作,其它工作不能使用;四是誘導產生人的一些行為因素,影響項目進度實施。因此,這種富裕量已經失去它應有的作用,其負面因素超過了正面因素。

如果把富裕量集中管理,把好鋼用在刀刃上,以項目全局的角度管理和使用富裕量,不但可以克服上述不足,還能有效吸收項目的不確定性,為項目管理、實施人員帶來相對寬松環境,并且避免由于人的行為因素給項目帶來的影響。關鍵鏈在計劃階段要求去掉包含于工作的富裕量,并集中起來統一管理。

 

3、工作的開始時間

傳統管理方法:盡早開始。

關鍵鏈法:盡量推遲開始時間。

說明:

盡早開始是傳統管理的重要準則,主要是為了趕工期,也是預防可能出現的不確定性,因為按計劃完成是傳統管理的最大目標。我們知道,問題總是會隨著時間的推移暴露出來的,有些工作也是隨著時間推移才能發現正確的實施方法,如果工作允許推遲開始,推遲開始會避開可能發生的問題,可以采用更加正確的實施方法大幅度提升實施的成功率。

推遲開始是在時差允許的范圍內盡量推遲工作的開始時間,這樣做的原因是,該出現的問題出現后,各種不確定性因素減少到最少,這樣會大幅度地減少返工的可能性,也會減少由于計劃變動帶來的影響。由此看來,盡量推遲開始,反而是省工省時高效的做法。

 

4、資源的配置

傳統管理方法:配置確定的資源(如某某人,某06號設備等)。

關鍵鏈法:配置某類資源(如工程師、推土機等);

說明:

   如果一個項目的某項技術必須依賴于某人或某種設備,也就是把項目和某人或設備捆綁在一起了,這樣將大大增加了項目的實施風險。特別是在多個項目同時開始時,很容易產生資源競爭現象,造成多個項目互相牽制的局面。

因此,在資源配置時,還是配置某類資源為好,一方面降低了項目風險,另一方面,也避免產生多線程工作的可能性。

 

  1. 實施(DoAction

 

1、工作的實施方法

   傳統管理方法:重視實施效率;

   關鍵鏈法:重視通過的速度。

   說明:

   實施效率是相對而言的,一般把原計劃值作為基準值,與實際進度值進行比較來判斷實施效率的高低。需要說明的是,作為基準值的計劃值本來就是有誤差的,再加上含有的富裕量,對實施效率具有一定的放大作用(正或者負)。另一方面,重視實施效率就是關注當前工作的時間效率和成本效率,顯然對正在實施的工作可以做到最優,但對項目全局、其它工作而言未必最優。

重視通過速度的做法要求一旦工作開始,將以最快速度實施,以最短的時間通過該工作,就是說,它把原計劃值放在了次要位置,強調以最快的速度通過。這種管理方法對項目全局有利,也不會影響其它工作。這種思路的實質就是以最高效率實施、最快通過當前的工作。

  

2、工作的開始及完工

   傳統管理方法:按計劃開始、按計劃完成。

   關鍵鏈法:接手后馬上開始,完成后馬上移交。

   說明:

   按計劃開始、按計劃完成強調的是在給定的期限內完成,提前完成并不重要,但如果推遲則會采取措施趕工,由于每個工作的工期都存在一定的富裕量,當工作施工順利提前完成時,由于人的行為因素而消耗掉;另一方面,每一個工作的完成,都會不同程度地讓團隊松懈下來,甚至有喘口氣、休息一下的情況,其原因是只要按計劃完成,這些都是理所當然的,也是無可非議的,當再次投入下一個工作時,還可能需要些緩沖時間,這些也是影響項目進度的因素。

采用接手后馬上開始、完成后馬上移交的做法,能夠克服諸如行為因素等對項目進度造成的影響。只要項目沒有完成,具體工作的完成,只不過是項目進度前進了一步,完全沒有理由停下來,因為未實施的工作還存在大量不確定性,應該把富裕量用在更需要的地方。

  

3、對延遲的處理

   傳統管理方法:以工作為單位處理延遲。

   關鍵鏈法:以項目全局來處理延遲。

   說明:

   傳統管理中常以前鋒線來判斷項目的進度情況,前鋒線是把實際進度與計劃比較的結果,從而說明正在實施的工作是提前了還是落后了。在所有正在實施的工作中,重點關注的是那些關鍵線路上的關鍵工作,如出現延遲,則應采取措施(增加資源、加班加點等)加快進度,因為每個關鍵工作的延遲都會造成項目的延遲,沒有任何緩和的余地,這時候只能以工作為單位處理延遲。

關鍵鏈是通過項目緩沖消耗率來判斷項目是否延遲,只要緩沖消耗率在一定的范圍內,即使個別工作延遲也不必采取任何措施,只有當緩沖消耗率超過上限時,才會采取措施、加快進度。緩沖區的消耗率標志著項目全局的進度情況,關鍵鏈強調要著眼于項目全局,從全局的角度來處理延遲,它不因個別工作的延遲而采取措施,減少了趕工的盲動性,同時也降低不必要的資源消耗,減少由于趕工所帶來的緊張心理。

 

   4、優先級的確定

   傳統管理方法:定性地由負責人確定。

   關鍵鏈法:定量地從項目全局的角度確定。

   說明:

   所謂“定性”也就是指某類型的工作,并不是指具體的工作,這就會產生二意性。定性地由負責人確定實施的優先級,往好的說是給負責人放權,增強了項目實施的靈活性,往壞里說,是產生資源競爭、各種爭執的根源。大家知道,身兼多職是產生延遲、返工概率提高的重要原因,而模糊的優先級往往產生身兼多職的現象。

定量地從項目全局的角度確定優先級,就是具體地確定每個工作在項目實施中的優先級,不存在二意性。這里強調的是“從項目全局的角度”,在確定工作優先級的過程中,始終堅持從項目全局的角度看,成本最低、進度最快、實施最安全等,進入實施階段后,避免了可能產生的資源競爭和各種爭執。

 

   5、質量(Quality)、成本(Cost)、交付(D elivery)的重要性

   傳統管理方法:以本部門為主,重要度的順序是C-Q-D

   關鍵鏈法:以客戶為主,重要度的順序是Q-D-C

   說明:

質量、成本、交付是生產管理的三要素,簡稱QCD,用工期(Time)代替交付,則變成QCT,也就是質量、成本、工期,三者之間相輔相成、相互影響,任何一項的變化都會影響其余兩項。在項目管理中,應該說,三者都很重要,只不過采用的管理技術不同,在實際處理問題時所處的角度不同而已。

如果把成本放在第一位,在保證質量的前提下,以利益最大化為最終目標,在實施過程中遇到任何問題都是以工期換取成本,則勢必要影響項目的整個工期。設想一下,如果長此以往,勢必降低自己在業界的信譽。反之,如果把工期放在第一位,在保證質量的前提下,控制成本,在一個具體項目中的利潤相對少些,但可以在業界建立良好的信譽,能培養出以客戶為主的項目團隊,也為自身將來的發展鋪平了道路。

 

   三、管理(Check

  

1、進度管理方法

   傳統管理方法:管理各個作業的進度。

   關鍵鏈法:管理項目全局的進度。

   說明:

略。可參閱實施階段的《3、對延遲的處理》。

 

   2、進度的報告方法

   傳統管理方法:以定性的方式,報告完成原計劃百分比。

   關鍵鏈法:以定量的方式,報告剩余的天數。

   說明:

   以定性地方式報告完成原計劃的百分比,其重點放在對過去工作的總結上,對工作的未來并不明確,比如,報告當前工作進度已經完成了90%,但如果剩余的10%含有重大不確定性因素,可能導致更長的時間,對完工日期而言,90%的完成進度是不能說明任何問題的。

而報告剩余的天數,重點放在了未來,是在考慮未來諸多因素(不確定性)的基礎上而作出的判斷,因而不但可信,并且對項目未來具有實際指導意義。

 

   3、延遲管理

   傳統管理方法:固定的(管理關鍵路徑),無緩沖;

   關鍵鏈法:流動的(管理關鍵鏈),緩沖。

   說明:

   本部分可參閱實施階段的《3、對延遲的處理》。

需要補充的是因為傳統管理中無緩沖可用,那么任何關鍵工作的延遲都會造成項目的延遲,它的工期是固定在一點的,超過之一點就是延遲。而關鍵鏈中是有緩沖可用的,它可以利用緩沖區作為項目工期的管理區間,項目工期可以在這個范圍內變動,以“流動”的思維管理項目的延遲,顯然給項目管理者帶來了很大的靈活性。

 

   以上只是對常見的一些做法或處理方式作了比較,不同的管理方法,其解決問題的出發點是不同的,文中說明也許存有偏頗之處,還望同行討論、指正。

 

 

一道關鍵鏈 發表于 2019/11/19 10:06:47 閱讀全文 | 回復(0) | 引用通告 | 編輯 | 收藏該日志

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