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普華PowerOn系統案例
發布廠商:上海普華 信息類別:軟件-成功案例 瀏覽次數:6120

[軟件廠商]
單   位: 上海普華科技發展股份有限公司
電   話: 021-68406841、021-58207654
傳   真: 021-68406611
郵   件: [email protected]
地   址: 上海市向城路58號東方國際科技大廈24樓A座
[詳細信息]
普華項目管理集成系統(P3E/C & PowerOn)揚威卡塔爾路賽項目

一、路賽項目簡介
卡塔爾路賽場地準備項目由卡塔爾Diar地產公司投資,合同總價4.37億美元,是中國水電集團有史以來最大的海外項目。工程現場東臨波斯灣海,南靠新開發區,西接Al Khor高速公路,北連王宮,橫跨卡塔爾多哈市Al-Quataifiya湖以北的海岸線,覆蓋了約7km×5km的區域。項目通過疏浚和吹填,建立新島嶼,連接渠道及其他方式改造目前的海岸線。
工程范圍包括設計服務、采購、施工。工程內容主要有陸地回填、疏浚和開挖工程三項。開挖、疏浚現有的土地和海床材料,總量大約2400萬方,以在近濱形成一條新海岸線及海洋地勢。疏浚開挖三條通向深水區的航道,包括交通航道、深海航道和Nautilus海灣、潮汐間泥灘、和Nautilus西面的瀉湖;回填、改造海濱土地和人工島的總量大約為1600萬方。另外還包括道路和公共設施遷移的設計和建造。
卡塔爾路賽場準備項目工程量大,工期緊,管理要求高。并且在工程的投標過程中,P3應用規劃、信息管理系統應用規劃也作為非常重要的內容明確的被寫進標書當中,足以看出業主對工程管理信息化的重視程度。為適應海外項目的要求,同時更是為了提高項目管理水平,項目決定部署由P3E/C和PowerOn構成的項目管理系統。
 
二、主要業務模塊應用情況簡述如下:
 
1、合同、支付及費用管理:
以合同為基礎,對工程量清單(支付項)進行了統一編碼,做為進度款申請及變更管理的基礎。建立了層次化費用科目編碼。通過對概算、合同、進度款申請、變更的費用分攤,實現以一張費用工作表的形式,全面反映項目投資及概算執行狀況。
 
2、圖紙資料及檔案管理:
按項目施工組織情況建立了圖紙文檔、工程記錄等資料分類編碼,將自項目部成立以來的近五千件信函文件和近二千份圖紙掃描錄入到系統,定義了管理作業流程,實現圖紙文檔資料從起草、審批流轉、到最后歸檔,形成電子化移交光盤的全生命周期管理。依托管理作業(管理作業可以簡單理解為工作流,但遠遠超越工作流的概念域)在路賽項目上,以項目部的崗位分解結構為基礎,通過給每個崗位指定不同的管理職責,建立不同管理業務的管理網絡。不同業務類型的管理作業能夠自動對接相關的管理網絡,實現流程的自動化。管理作業可以把所有與項目管理相關的所有事務納入計劃、執行、控制體系,同時,管理作業也支持責任轉移,流程調度,消息提醒和條件設置等常見的工作流系統的功能。
 
3、進度控制:
根據路賽項目實際情況,共分解出1500道作業。通過將作業加載的資源,使得進度計劃不再只是憑經驗甚至是拍腦袋制定出來的,而是基于合同工程量清單制定出來的定量的、切實可行的進度計劃,也就是一切都是預先計劃好,突出了項目管理的計劃性。通過過濾周計劃和設置目標計劃,施工部可以按照周計劃安排工作,項目部可以按照目標計劃隨時檢查工作。所有參與項目管理的人員有形成“全面參與管理”思想氛圍的趨勢。
P3E/C軟件提供了甘特圖、網絡圖、各種代碼、作業分類碼、資源條目以及記事條目等渠道。計劃編制時,在每一道對應的作業上加載大量信息,在計劃執行時,各級管理人員和技術人員可以通過P3E/C直接打開相應項目,可以查詢有關作業的幾乎所有信息。
 
4、成本控制:
定義好有關成本統計過程中要求填報的基礎數據表格,隨時可以看到這些基礎數據,是出具實際費用信息的主要依據,通過在三級施工計劃中對每道作業加載人力、材料、機具資源,為每種資源設置單價,繼而得出項目成本控制目標,在安排施工時也為施工所需要的各種資源比較客觀的作出了需求分析計劃,可以調出每月的實際成本和實際工程量完成情況,可以分析出各月乃至今后較長時期的成本計劃,有利于按計劃較好地控制成本。
 
5、質量管理:
定義了項目全套的質量驗收評定編碼,建立了質量驗評管理網絡,制訂了質量驗評計劃,實現了從質量報驗、驗評電子流轉,對質量文件做到集中統一管理。
 
6、材料、設備及采購管理:
建立了項目統一的材料、設備的編碼,實現材料和設備從需求、請購、招投標、采購合同簽訂、合同付款、合同變更、到貨檢查、入庫、領料、出庫的全過程管理。
 
7、溝通管理:
溝通管理在路賽項目管理系統包含如下方式:一是記錄表單(如合同、聯系單、送審件等)和圖紙文件通過管理作業進行審批流程;二是記錄和圖紙文件的分發管理;三是通過郵件系統實現內外部的郵件收發。系統對溝通的所有過程信息有詳細記錄,對記錄表單和圖紙文件提供了統一的存放。
 
8、人力資源管理:
建立了路賽項目部門和人員編碼及人力資源分類編碼,將路賽項目所有人員情況基本、照片、護照、簽證錄入系統。路賽項目人員眾多,外籍勞工來自多個國家,在卡塔爾這種簽證難以辦理的國家,如果不能及時準確的掌握及簽證護照情況,將給項目施工帶來巨大的麻煩,利用人力資源管理模塊,人員情況清晰明了,人力資源辦的管理人員可以隨時掌握情況,有針對性、有重點的開展工作,為工作提供了極大的便利。
 
三、實施效果
目前,PowerOn系統已在路賽項目全面應用,雖然運行時間不長,但項目部領導及相關部門的管理人員深深感受到了項目管理系統為日常工作帶來的益處,主要體現在以下幾個方面:
 
1、管理模式和用戶習慣的轉變
應用PowerOn以后可以說對原來的管理模式和用戶習慣產生了很大影響,從手工模式轉到計算機管理模式、從原來的陌生到熟悉、從開始的擔心到后來的放心、從原來的復雜到現在的簡單、從開始的拒絕到現在應用的得心應手等等。
 
2、業務流程自動流轉、工作效率大大提高。
目前,路賽項目的幾乎所有審批業務均通過PowerOn系統進行。在試運行過程中,我們在跟蹤流程時發現有十幾個節點的流程,在我們以為設置錯誤,找到流程啟動者落實時,才知道該業務的確要經過十幾道手續,可想如果該業務在以往手工流轉模式下,效率將是何等低下,而通過系統自動流轉則效率較原模式提高了幾倍!
 
3、原始數據的跟蹤變得簡單,易于跟蹤合同執行情況;
強大的合同費用管理功能,讓合同跟蹤變得很簡單,招標記錄、各種合同臺帳、進度款申請功能等包含了合同費用管理的全部過程;
多種視角分析數據更利于成本、費用分析;各種分層統計匯總從多種角度分析數據,靈活的報表讓所見即所得變成現實,各種統計基于原始資料,保證的結果的真實。
 
4、快速實現工程竣工記錄的歸檔與整理
整個項目所產生的文檔都在系統中記錄,電子化管理給項目竣工資料的整理提供了方便,把竣工資料的整理融入到日常項目管理過程中,避免突擊整理,實現電子移交。
實現企業技術的積累、安全共享技術文檔,最終形成自己的核心競爭力,檔案管理模塊能幫助您積累一套完整的工程技術資料;可以按多種方式組織工程資料;能自動對應國家標準檔案分類編目,輔助案卷組卷;實現電子移交,形成竣工移交資料光盤。
 
5. 數據共享得以實現,資料查詢方便快捷
PowerOn系統實現了數據標準化,保證了數據的共享性和一致性,當一個人填寫了某些數據后,其他有權限的人直接利用這些數據,減少了重復工作,數據的準確性也提高了;因為有統一編碼的存在,用戶更多的時候是進行選擇操作,減小了出錯的概率;各種數據之間的有機關聯,讓信息不再孤立;系統強大的數據追溯功能,讓每個過程可以重現;多級權限控制,讓數據的安全變得可靠。特別是在資料的查詢方面,更是提供了極大的方便,以往需要跑到檔案室里翻箱倒柜查紙制文件,費時費力,如今只需要在自己的電腦上隨手點擊,即可看到所需資料,并能下載和打印。
 
四、實施體會
   本人負責項目管理系統的部署和實施工作,通過整個實施過程,對工程業務知識有了較深刻的認識,積累了大量的實際經驗,這里介紹一下實施過程中的一些心得體會,希望大家指正。
 
1. 領導參與與組織措施是成功的保證
作為一項系統的工程,成功的關鍵在于企業領導的支持和參與。項目管理牽涉到所有的管理部門,這些部門需要協調一致,統一步調,有序地開展工作,整個系統才能有效地運轉起來。因此,要確保PowerOn的順利實施,必須要有項目主要領導的直接參與,調動所有可以調動的資源,統籌協調。因此,路賽項目成立由常務副總楊長才任組長、各個部門領導及業務骨干和IT成員組成的PowerOn系統實施工作組,在組織上保證了系統的成功。
 
2、科學合理的系統規劃是實施成功的前提
PowerOn是個龐大的系統,沒有一個科學、合理的整體規劃,是不可能用好的。這就要求規劃人員對項目管理有較深的理解,并且對PowerOn的整體功能很了解,這樣才能規劃出切合實際的實施方案,才能準確的對系統進行定位,把PowerOn所包涵的信息化的理論與項目實際情況更好的結合,切實解決傳統管理方式所存在的問題,讓項目的管理水平上一個新的臺階。
 
3. 建立與信息化系統相適應的制度,使PowerOn實施程序化、制度化 。
PowerOn的實施,就是信息化的實施過程。因此,在實施過程中,隨之建立起一整套適應PowerOn實施的管理制度,并隨著PowerOn系統應用的深入而逐步得到貫徹,形成企業信息化管理的運行機制。這樣,不論具體的管理人員如何變化,都不會影響信息化系統的正常運行。對于每一個管理者,他只需要了解和熟悉他所在崗位的職責和程序,就可以很快地融入到系統中。
在實際操作中,我們在分模塊實施時,首先針對本業務模塊的特點建立相應的管理制度和運行辦法,并在試運行過程中不斷的摸索和調整,逐步形成具有可操作性、切合實際的制度和辦法,同時又保證了業務模塊的順利運行。
 
4. 培訓是實施PowerOn系統的基礎
任何系統的實施都是靠人來實現的。但是對于每個單位或者項目來說,人是流動的,是不固定的。如何使信息化系統適應可能隨時變動的人的因素,只有通過不斷的、長期的培訓,將所有進入本項目的人員,使他們能夠在最短的時間內適應PowerOn系統的要求,很快地熟悉和掌握各種流程和操作,在系統中去處理日常工作。只有所有相關的人都能盡快進入角色,才能夠保證信息化系統穩定、順利實施。
在PowerOn的培訓過程中,我們嘗試了獨到的培訓方法:首先培訓一批骨干,讓他們能夠比較熟練地掌握系統的流程和具體操作,然后讓他們作為老師,正式講課,培訓其他人員(對自己的業務熟悉,一旦掌握PowerOn后,理解的要比我們實施人員深刻)。一方面把骨干業務人員推到臺前,給其施展才能的機會,充分了調動了骨干人員的積極性,同時又可以迅速使眾多的應用者消除軟件的神秘感和畏懼感,迅速融入到系統中。事實證明這種效果非常好,他們在實施過程中起了決定性的作用,成為了系統的最有力的推動者。
 
5. 合理制定階段性目標,循序漸進是系統達到實際應用的有效途徑 。
PowerOn系統實施本身就是一個項目管理過程,要制定若干階段性目標,對各個階段性目標進行跟蹤、控制,通過不斷地取得階段性成果來樹立實施人員的信心,鼓舞士氣。這里要注意的一點就是制定的階段性目標要合理。如果目標制定太高,會增加實施難度、削弱實施人員的信心,如果實施目標制定太低,就很難體現出軟件實施前后的變化,不能展示項目管理對企業的重要性、也不能產生應有的效果。制定合理的項目實施目標將會提高系統最后成功的可能性,所以合理的實施計劃和目標也是實施成功的一個重要條件。
 
6、合理、周密的安排試運行
試運行是軟件系統部署到正式運行過程中的一個重要環節,能否合理周密的安排將直接影響到正式運行的狀況。通過試運行,管理人員將逐步接受新的管理方式,新的管理理念,掌握新的管理工具。雖然在表面變化并不是太明顯,但對于我們這樣的習慣了傳統管理模式的管理人員來講卻無異于一種革命,而試運行就是一個關鍵的過渡期。試運行在文檔模塊被做為重中之重來抓,工作組專門制定了試運行方案,將試運行分為了三個階段,明確了各階段試運行任務,具體操作方法、參與人員以及相應管理辦法。經過一個多月的試運行,原來認為最困難的文檔審批流轉取得成功的順利程度超出了工作組所有人員的想象。
 
7、 積極創造軟件應用環境,把 PowerOn系統作為工作的一部分
實施PowerOn的目的是給管理人員提供這樣一個工具,通過這個工具既完成了應該做的工作,又比以往所作的工作更簡捷,同時可以使他們共享到你的數據。在路賽項目中,我們把PowerOn當作日常工作中的一個工具,平時的公告、通知、郵件、日志及資料整理等工作都在PowerOn中直接去做,這樣一方面日常工作完成了,同時數據庫中積累了基礎數據,任何一個有權限的人都可以查詢和下載;實現了數據共享。通過對原始數據的查詢,也使數據有了可追溯性,可以追溯每筆數據的詳細來源,每個步驟執行情況,何人處理,處理意見等等,真正實現了項目管理的過程控制。由于人人參與,原始數據從工作中產生,所以積累數據變得很簡單,日常工作就在積累基礎數據,用戶沒有額外負擔。
 
注:本文作者為 濟南普華聯合科技有限公司 卡塔爾路賽項目 實施經理 劉云頂
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